Wohnungsübergabeprotokoll: Leitfaden für Mieter & Vermieter mit kostenloser Vorlage

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll und wozu dient es?

Die Übergabe einer Wohnung ist ein komplexer Vorgang. Es gibt diverse Einzelheiten, die eine Rolle spielen. Ist alles in Ordnung? Sind Kratzer im Parkett, funktionieren die Armaturen und Fenstergriffe? Gibt es eine Einbauküche und ist alles darin gebrauchsfähig? Diese und viele andere Fragen stellen sich bei jeder Wohnungsübergabe. Das schriftliche Wohnungsübergabeprotokoll hält sämtliche Antworten fest, die irgendwann in der Zukunft einmal wichtig oder sogar streitig werden können. Sind einzelne Dinge nicht in einem ordnungsgemäßen Zustand, lässt sich das ganz einfach im Übergabeprotokoll der Wohnung festhalten – direkt zusammen mit einer Vereinbarung, wer die Mängel wann beheben wird.

Das Dokument mit dem Protokoll der Wohnungsübergabe dient vor allem der Beweissicherung und der Vermeidung von Auseinandersetzungen. Mieter und Vermieter bescheinigen sich gegenseitig und übereinstimmend den Zustand der Wohnung. Spätere Meinungsverschiedenheiten über protokollierte Mängel sind ausgeschlossen. Außerdem gewährleistet das Wohnungsübergabeprotokoll einen reibungslosen Ablauf. Ein beginnendes Mietverhältnis startet ohne Unklarheiten und eine Beendigung wird beschleunigt, auch im Hinblick auf die Kautionsrückzahlung.

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Welche Vorteile hat ein Wohnungsübergabeprotokoll für Mieter und Vermieter?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist vollkommen gerecht, denn es nützt beiden Parteien im gleichen Maße. Die Beweissicherung durch das Dokument ist bei späteren Auseinandersetzungen kaum anzweifelbar, sodass sich auf ein korrekt angefertigtes und unterzeichnetes Wohnungsübergabeprotokoll Vermieter und Mieter völlig verlassen können. Was wichtig ist, steht im Protokoll und jeder weiß genau, was er vom anderen zu erwarten hat.

Dabei ist völlig egal, ob es sich um die Behebung von Mängeln, die Aushändigung der Schlüssel oder die Rückzahlung der Kaution handelt. Das Protokoll gibt unmissverständlich wieder, welche Ansprüche und Verpflichtungen jede Partei eventuell noch zu erfüllen hat und – meistens noch wichtiger – welche nicht. Ein Mieter, dem der mangelfreie Zustand der zurückgegebenen Wohnung bescheinigt wurde, darf zum Beispiel zu Recht erwarten, dass der Vermieter die Kaution zügig und vollständig zurückzahlt, sofern die Betriebskosten schon abgerechnet sind.

Was enthält ein gutes Wohnungsübergabeprotokoll?

Damit das Protokoll einer Wohnungsübergabe seine volle Wirksamkeit entfalten kann, ist unbedingte Voraussetzung, dass es alle nötigen Angaben enthält. Dies sind die Dinge, auf die Sie keinesfalls verzichten sollten:

• Allgemeine Angaben: Datum der Übergabe, eventuell Mieter- / Mietvertragsnummer des Vermieters, genaue Adresse der Wohnung, Namen der Beteiligten
• Beschreibung der Räumlichkeiten: Auflistung aller Zimmer und sonstiger Bereiche, Angaben zu Einbauten und eventuell vorhandener Möblierung
• Zustand der Räume: Beschreibung von Wänden, Decken, Fußböden, Türen, Fenstern, Sanitäranlagen, Einbauten (auch Einbauküche), Sanitäranlagen, Beleuchtung, Rollläden etc.
• Schäden und Mängel: detaillierte Dokumentation, am besten mit Beschreibung, Fotos und genauer Beschreibung inklusive Art, Ort und Größe sowie (falls möglich) Verursacher
• Zählerstände: Ablesewerte von Kaltwasser, Warmwasser und Strom unter Angabe der jeweiligen Zählernummer, Heizung (soweit möglich und keine separate Ablesung durch Heizkostenunternehmen erfolgt)
• Vereinbarungen: zum Beispiel zur Beseitigung von Schäden oder zur Durchführung fehlender Schönheitsreparaturen
• Schlüsselübergabe: Vermerk über ausgehändigte Exemplare, falls dazu kein separates Schlüsselübergabeprotokoll angefertigt wird
• Unterschriften: mindestens von Mieter und Vermieter, wenn möglich aber auch von anwesenden Zeugen

Wie bereite ich mich auf die Wohnungsübergabe als Vermieter vor?

Die optimale Vorbereitung für Vermieter unterscheidet sich ein wenig, je nachdem, ob sie die Wohnung an einen neuen Mieter übergeben oder einem ausziehenden Mieter abnehmen. Im ersten Fall ist klar, soweit der Mietvertrag nichts anderes beschreibt, schulden Sie dem neuen Bewohner eine mangelfreie Wohnung. Prüfen Sie also, ob alle Räume im vertraglich vereinbarten Zustand sind und ob alle funktionalen Elemente ihren Zweck ordnungsgemäß erfüllen.

Übernehmen Sie eine Wohnung zurück, können Sie oft nicht mehr vorbereiten, als den Mietvertrag und das Wohnungsübergabeprotokoll vom Einzug des Mieters herauszusuchen sowie ein neues Wohnungsübergabeprotokoll als Muster auszudrucken. Als Vorlage für Mieter und Vermieter haben wir ein Wohnungsübergabeprotokoll zum Download bereitgestellt, dass Sie gern nutzen dürfen. Sehen Sie außerdem nach, welche Schönheitsreparaturen der Mieter auszuführen hatte und wie viele Schlüssel Sie ihm beim Einzug ausgehändigt haben. Zur Übergabe nehmen Sie neben diesen Unterlagen alles mit, was nötig ist, um die Wohnung und möglicherweise vorhandene Mängel zu dokumentieren.

Wie bereite ich als Mieter die Wohnungsübergabe vor?

Übernehmen Sie als neuer Mieter die Wohnung, prüfen Sie bei der Übergabe, ob sich die Wohnung in dem Zustand befindet, den Ihnen Ihr Mietvertrag verspricht. Hat der Vermieter zum Beispiel zugesagt, die Wohnung nach Auszug des Vormieters renoviert zu übergeben, nehmen Sie den Vertrag sowie eventuell weitere Dokumente, aus denen Einzelheiten ersichtlich sind, mit. Sie können auch ein Übergabeprotokoll vorbereiten, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr neuer Vermieter eines vorbereitet, das Ihnen zusagt. Ziehen Sie hingegen aus, vergewissern Sie sich, dass Sie alle Schäden beseitigt, Schönheitsreparaturen ausgeführt und Schlüssel bereitgelegt haben. Dazu nehmen Mieter ebenfalls das mit, was sie brauchen, um vielleicht vorhandene Mängel zu dokumentieren.

Was sollten Vermieter und Mieter zur Wohnungsübergabe mitbringen?

Das sollten Mieter und Vermieter zur Wohnungsübergabe mitbringen:

• Mietvertrag
• Neues und gegebenenfalls altes Wohnungsübergabeprotokoll, etwas zum Schreiben
• Schlüssel beziehungsweise Schlüsselprotokoll vom Einzug
• Fotoapparat, Videokamera oder Smartphone zur Dokumentation von Mängeln
• Maßband oder Zollstock zum Ausmessen und Lokalisieren von Schäden, Flecken etc.
• Optional: eine kleine Aufmerksamkeit zum Abschied oder als Willkommensgruß
• Zeugen, wenn Konflikte zu erwarten sind

Wie läuft die Wohnungsübergabe ab und wer muss dabei sein?

In der Regel treffen sich die Parteien in der Wohnung und vereinbaren die Reihenfolge, in der man durch das Mietobjekt gehen wird. Je nach Lage und Art der Wohnung kann die Besichtigung von oben nach unten oder vom Eingang aus stattfinden. Einige Vermieter beginnen auch gern mit der Ablesung der Zählerstände, wenn sich die Zähler im Keller befinden und deshalb die Gefahr besteht, sie später zu vergessen.

Nun gehen alle Anwesenden gemeinsam Raum für Raum durch die Wohnung. Es bietet sich an, eine Videoaufnahme oder auch ein paar Fotos zu machen, auch wenn keine Mängel ersichtlich sind. Erstens ist auch das dokumentationswürdig und zweitens lassen sich anhand dieser Aufnahmen oft auch später noch auftauchende Fragen klären. Während der Begehung vergewissert man sich nicht nur, ob Schäden vorhanden sind, sondern auch, ob alles sauber ist und richtig funktioniert.

Im Idealfall endet die Übergabe nach kurzer Zeit mit dem Vermerk „mangelfrei“ im Protokoll. Andernfalls dokumentieren Mieter und Vermieter gemeinsam, was nicht in Ordnung ist. Hier kommen oft der Mietvertrag und beim Auszug auch das Protokoll vom Einzug ins Spiel: Sie geben Aufschluss darüber, wer der anderen Seite welche Arbeiten an der Mietsache noch schuldet oder eben nicht. Mängel werden mit Beschreibung, Bilddokumentation und einem Hinweis, wer sie zu beseitigen hat, im Protokoll vermerkt.

Sind alle Aufgaben, die das vorbereitete Musterprotokoll für die Übergabe auflistet, erfüllt, fehlen nur noch die Unterschriften von Mieter und Vermieter. Sofern zwischen diesen beiden keine Einigkeit über einzelne Punkte oder das ganze Protokoll herrscht, unterschreiben anwesende Zeugen besser ebenfalls. Jetzt folgt nur noch die Schlüsselübergabe und der Vorgang ist abgeschlossen.

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Wie kann ich mich verhalten, wenn ich einen Schaden bei der Wohnungsübergabe übersehen habe?

Ein bei der Übergabe übersehener Mangel an der Mietsache ist kein Grund zur Beunruhigung. Es kommt immer wieder vor, dass vor allem Kleinigkeiten bei der Übergabe unentdeckt bleiben. Relevant ist dies nur bei Mängeln, die der Vermieter nicht ohnehin beseitigen muss. Blieb die defekte Heizung bei der Übergabe im Hochsommer unbemerkt, hat das keine Relevanz für das Übergabeprotokoll.

Anders verhält es sich mit Schäden, für die der Verursacher haften muss. Hat zum Beispiel der Vormieter oder auch ein Handwerker während der Wohnungsrenovierung etwas beschädigt, das erst nach der Übergabe entdeckt wird, hat der Mieter ein dringendes Interesse daran, festzuhalten, dass nicht er zum Beispiel den Kratzer in der Badewanne zu vertreten hat. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den Vermieter so schnell wie möglich über den Schaden und die Umstände seiner Entdeckung zu informieren. Oft sind Umzugshelfer wertvolle Zeugen, die bestätigen können, dass eine Beschädigung oder Ähnliches schon vor dem Einzug bestand.

Eine Änderung des Übergabeprotokolls ist dann tatsächlich nötig. Die Parteien können sich auch mit einem Nachtrag behelfen, um nicht alle Ausfertigungen des Protokolls noch einmal unterzeichnen zu müssen. Die Korrektur des Wohnungsübergabeprotokolls ist besonders wichtig, wenn Mieter und Vermieter sich einig sind, eine Kleinigkeit nicht beheben zu lassen, weil zum Beispiel das Auswechseln einer Badewanne wegen eines Kratzers unverhältnismäßig wäre. Gerade dann braucht der Mieter die Bestätigung, dass er nicht der Schadensverursacher ist, für seinen späteren Auszug.

Was ist bei der Übergabe eines Einfamilienhauses zu beachten?

Die Übergabe eines Wohnhauses mit Außenanlagen wie Garten, Terrassen, Parkplatz, Schuppen und Garage erfordert ein etwas ausführlicheres Protokoll als die einer Etagenwohnung. Das Vorgehen unterscheidet sich aber kaum. Hinzu kommt lediglich, dass man die Außenanlagen besichtigt und klärt, wer eventuell nötige Arbeiten erledigen muss. Hier sollte der Mietvertrag zum Beispiel Aufschluss darüber geben, ob der Mieter die Hecke schneiden oder die Regenrinne reinigen (lassen) muss, oder ob dies Sache des Vermieters ist.

Außerdem sind abhängig von den örtlichen Gegebenheiten einige Zähler- beziehungsweise Füllstände zusätzlich abzulesen und festzuhalten: Öl- oder Gastanks der Heizung und manchmal auch einer Abwassergrube. Es kommen auch einige Schlüssel hinzu, die zu übergeben sind: für das Gartentor, für Schuppen und Garage sowie eventuell Funköffner für das Garagentor.