Die Ausstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung gehört zu Ihren Pflichten als Vermieter, wirft manchmal jedoch Fragen auf und führt unter Umständen auch zum Streit. Damit es nicht zu Missverständnissen und Problemen mit Mietern kommt, sollten sowohl Eigentümer als auch (künftige) Vermieter sich deshalb mit der Aufstellung einer Nebenkostenabrechnung auseinandersetzen. Alles Wissenswerte dazu auf einen Blick.
Inhaltsverzeichnis
Alle Kosten, die im Rahmen einer Immobilienbewirtschaftung anfallen, werden im Allgemeinen als „Nebenkosten“ bezeichnet. Zu diesen gehören auch die Betriebskosten. Diese sind zum Teil umlagefähig, was bedeutet, dass Vermieter im Mietvertrag festhalten können, dass Mieter teilweise für die Nebenkosten aufkommen. In einer Nebenkostenabrechnung wird aufgeschlüsselt, welchen Anteil an den Gesamtkosten Mieter zu tragen haben.
Sowohl für Sie als Vermieter als auch für Ihre Mieter spielt die Nebenkostenabrechnung eine besondere Rolle. Denn die Kosten für Ihre Immobilie, die Sie aufzuwenden haben, können Sie zum Teil (wie beschrieben) auf Ihre Mieter umlegen.
Für die fristgerechte und akkurate Ausstellung einer Nebenkostenabrechnung sind Vermieter zuständig. Es ist dabei wichtig zu berücksichtigen, dass das Dokument innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum erstellt und an den Mieter übergeben wird (§ 556 Abs. 3 BGB). Üblicherweise endet der Abrechnungszeitraum immer am letzten Tag des Jahres.
Der Betriebskostenspiegel vom Deutschen Mieterbund (DMB) gibt Aufschluss darüber, wie die durchschnittlichen Kosten ausfallen, die Mieter jährlich zu entrichten haben. Demnach haben Bewohner einer Mietwohnung oder eines Mietshauses im Jahr 2022 im Schnitt 2,28 Euro/Quadratmeter an Betriebskosten gezahlt.
Die genaue Höhe kann regional unterschiedlich ausfallen. Der DMB verweist darauf, dass es „teilweise erhebliche Preisunterschiede“ gibt. Vor allem die Kosten für Müllabfuhr, Grundsteuer und Wasser fallen demnach als Einflussfaktoren ins Gewicht, wenn es um die genaue Höhe der Nebenkosten geht.
Betriebskosten gehören zu den Nebenkosten. Dennoch werden beide Begriffe von vielen Vermietern und Eigentümern manchmal gleichwertig behandelt. Streng genommen handelt es sich jedoch nicht um Synonyme. Zu den Nebenkosten gehören – neben den Betriebskosten, die im Rahmen einer Vermietung anfallen – auch Kosten wie die Grunderwerbssteuer und Instandhaltungskosten für eine Immobilie. Da die Nebenkosten in der Umgangssprache jedoch mit den Betriebskosten gleichgesetzt werden, ist hier einfachheitshalber von „Nebenkostenabrechnung“ die Rede.
Für eine gültige Nebenkostenabrechnung ist es wichtig, sich an einige formale und inhaltliche Vorgaben zu halten. Wenn Sie die Abrechnung erstellen, achten Sie darauf, dass das Dokument die Anschrift und Namen der Mieter (inkl. Etage und Wohnungsnummer der Mietwohnung) und auch Ihren Namen enthält. Weitere Punkte, die nicht fehlen dürfen:
Die Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnung erstellen Vermieter stets einmal pro Jahr. Wichtig: Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen, ist manchmal auch eine Korrektur notwendig. Damit diese noch im Rahmen der Frist umgesetzt werden kann, sollten Vermieter sich immer früh genug um die Erstellung der Abrechnung kümmern.
Folgende Betriebskosten dürfen Sie auf Ihre Mieter umlegen und somit in der Nebenkostenabrechnung als solche aufführen:
Fallen sonstige Betriebskosten an, ist es wichtig, dass Vermieter diese in der Abrechnung einzeln aufschlüsseln. Andernfalls können Mieter sich weigern, für die Kosten aufzukommen, weil die Nebenkostenabrechnung aus formeller Sicht als unwirksam erklärt wird.
Falls Vermieter die Frist für die Erstellung bzw. Zustellung der Nebenkostenabrechnung verpassen, müssen Mieter in der Regel nicht für die umlagefähigen Betriebskosten aufkommen. Beachten Sie deshalb die Fristen, die einzuhalten sind. Nach Ende eines Abrechnungszeitraums, welcher in der Regel zwölf Monate beträgt, haben Sie ein Jahr Zeit, Ihren Mietern das Dokument zuzustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Innerhalb dieser Frist sollte die Abrechnung auf ihre Korrektheit geprüft werden.
Nicht alle Nebenkosten können Sie ohne weiteres auf Ihre Mieter umlegen, sodass Sie für folgende Posten selbst aufkommen müssen:
Wenn sonstige Betriebskosten anfallen, ist es wichtig, dass Vermieter diese in der Abrechnung einzeln aufschlüsseln. Andernfalls können Mieter sich weigern, für die Kosten aufzukommen, weil die Nebenkostenabrechnung aus formeller Sicht als unwirksam erklärt wird.
Mit kalten Nebenkosten sind alle festgelegten Betriebskosten, mit Ausnahme der Heizkosten und der Warmwasserversorgung gemeint. Diese sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet und sind nicht verbrauchsabhängig. Zu den kalten Nebenkosten zählen unter anderem laufende öffentliche Lasten (etwa Grundsteuer), Entwässerung und Gartenpflege.
Im Gegensatz zu den kalten Nebenkosten werden warme Nebenkosten, zu denen Heizung und Warmwasser zählen, abhängig vom tatsächlichen Verbrauch der Mieter berechnet. Für Vermieter bedeutet das: Im Regelfall kann hier keine Pauschale für die Kosten festgelegt werden. Wichtig ist deshalb, dass der individuelle Verbrauch erfasst bzw. jedes Jahr abgelesen wird.
Um umlagefähige Betriebskosten von Ihren Mietern einzufordern, muss die Regelung nicht nur im Mietvertrag erwähnt, sondern so festgehalten werden, dass sie rechtswirksam ist. Deshalb genügt es nicht, einige der Nebenkosten lediglich beispielhaft aufzuzählen. Denn wichtig ist, diese entweder komplett aufzulisten – oder aber auf „Betriebskostenverordnung §2“ zu verweisen, wo die umlagefähigen Kosten vollständig aufgelistet sind.
Im Mietvertrag legen Sie fest, welcher Verteilerschlüssel für die Nebenkostenberechnung Anwendung findet. So kann nachvollzogen werden, wie sich die Gesamtmietnebenkosten auf die jeweiligen Mietparteien verteilen. Sowohl die Größe des Haushalts als auch die Fläche oder Wohnung oder aber die Anzahl der Wohneinheiten können dabei als Verteilerschlüssel dienen. Beachten Sie dabei: Sofern Sie im Mietvertrag keinen solchen Schlüssel festlegen, erfolgt die Abrechnung auf Basis der Wohnfläche.
Typische Fehler, die bei der Nebenkostenabrechnung gemacht werden, können zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen. Vermeiden Sie deshalb unter anderem Folgendes:
Ergibt sich eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung, die der Mieter zu begleichen hat, hat er hierfür 30 Tage Zeit. Umgekehrt gilt die Zahlungsfrist auch für Sie als Vermieter, wenn sich ein Guthaben für Ihre Mieter ergibt. Sind die Vorauszahlungen also so hoch, dass sie die tatsächlichen jährlichen Nebenkosten übersteigen, haben Sie 30 Tage Zeit, um Ihren Mietern das Guthaben auszuzahlen.
Unter Umständen möchten Ihre Mieter die Nebenkostenabrechnung auf Fehler überprüfen. Gesetzlich steht ihnen das auch zu. Ihren Mietern wird für eine Prüfung eine Frist von einem Jahr gewährt. Trotzdem ändert sich nichts an der Zahlungspflicht. Das bedeutet, dass Mieter die Rechnung üblicherweise unter Vorbehalt innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung begleichen.
Mietern steht es grundsätzlich zu, der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Hierfür stehen ihnen zwölf Monate zur Verfügung. Ein Widerspruch kann mit inhaltlichen, aber auch mit formellen Fehlern bei der Abrechnung begründet werden.
Achten Sie stets darauf, die Betriebskostenabrechnung nicht nur rechtzeitig, sondern auch formell und inhaltlich korrekt und vollständig zu erstellen. Zudem ist es wichtig, genügend Zeit für eine Überprüfung einzuplanen. Um Streit zu vermeiden, sollte auch der Mietvertrag transparent formuliert sein. Bieten Sie Ihren (potenziellen) Mietern bei Unklarheiten das Gespräch an, um offene Fragen und Unsicherheiten zu klären.
Eine korrekte, nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung beugt Problemen und Konflikten mit Mietern vor. Wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen, achten Sie deshalb stets auf Inhalt, Form, Vollständigkeit und Frist. Die Erstellung der Abrechnung kann im Namen der Eigentümer und Vermieter bei Bedarf auch professionell erfolgen. So sind Sie auf der sicheren Seite.
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